本公司以“誠信、高效、創(chuàng )新、共贏(yíng)”的服務(wù)理念，以現代化的管理經(jīng)營(yíng)模式，并注重信息化和科學(xué)化的管理體制，以真摯的敬業(yè)精神、先進(jìn)和完善的配套服務(wù)，真誠為廣大航運企業(yè)和海員（船員）提供滿(mǎn)意優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為更好的后期海員（船員）管理跟蹤服務(wù)，公司特此制定海員（船員）跟蹤管理制度。
1.1海員（船員）服務(wù)種類(lèi)及其保障服務(wù)質(zhì)量的規定
1.1.1 服務(wù)種類(lèi)：
（1）代理海員（船員）辦理申請培訓、考試、申領(lǐng)證書(shū)等相關(guān)手續；
（2）為船東提供船舶配員等相關(guān)活動(dòng)；
（3）代理海員（船員）用人單位管理海員（船員）等事務(wù)。
1.1.2 海員（船員）服務(wù)方針目標
方針：①誠信為本，全心、全力、全意為船東和海員（船員）提供高效、優(yōu)質(zhì)服務(wù)。② 確保海員（船員）人身安全，船舶航行安全，保護海洋環(huán)境。③ 不斷完善服務(wù)質(zhì)量管理體制維護的有效性、連續性和實(shí)用性。
目標：實(shí)現“創(chuàng )一流企業(yè)、創(chuàng )一流服務(wù)”的承諾，在管理中實(shí)施服務(wù)，在服務(wù)中體現管理，做到海員（船員）滿(mǎn)意、船東滿(mǎn)意。
1.1.3 保障服務(wù)質(zhì)量：
（1）公司遵循合法、誠信、公平、公開(kāi)的原則，向社會(huì )公布服務(wù)項目及其收費標準，保證服務(wù)質(zhì)量，嚴格按照標準執行。
（2）公司員工自覺(jué)提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，具有高度責任感，正確了解海員（船員）及海員（船員）用人企業(yè)需求，為海員（船員）及海員（船員）用人企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
（3）公司在從事海員（船員）服務(wù)時(shí)，嚴格按照海事部門(mén)的規定辦理，不弄虛作假，不超越權限，以質(zhì)量管理為先，貫穿在海員（船員）服務(wù)的全過(guò)程，圍繞質(zhì)量管理進(jìn)行有效控制。
（4）海員（船員）或海員（船員）用人單位在本公司申請海員（船員）培訓、考試、申領(lǐng)證書(shū)等有關(guān)服務(wù)時(shí)，必須向申請人詳細說(shuō)明該項業(yè)務(wù)所須滿(mǎn)足的條件，海員（船員）所提供相關(guān)證明及所持各類(lèi)必備證件等材料必須齊全并真實(shí)有效。
（5）公司對符合條件的海員（船員）或用人單位，公司業(yè)務(wù)員會(huì )作出明確答復，派員全程服務(wù)，并與海員（船員）簽訂《海員（船員）服務(wù)協(xié)議》（附件一）。對不符合申請條件的海員（船員），本公司不予受理，并說(shuō)明理由。
（6）公司向海員（船員）用人單位提供海員（船員）代管及配員服務(wù)時(shí)，雙方應簽訂海員（船員）配員服務(wù)協(xié)議，并督促海員（船員）用人單位（或船東）與海員（船員）依法簽訂勞動(dòng)合同。海員（船員）用人單位（或船東）未與海員（船員）簽訂勞動(dòng)合同，本公司有權終止向其提供海員（船員）服務(wù)。
（7）在提供船舶配員及勞務(wù)派遣服務(wù)時(shí)，公司應向海員（船員）用人單位（或船東）提供該海員（船員）全面，真實(shí)的信息，不得提供虛假信息，不得損害各方合法權益。公司還將建立完整的海員（船員）服務(wù)信息，按服務(wù)種類(lèi)記載并分類(lèi)保存，保證海員（船員）信息真實(shí)性、連續性和完整性。
（8）定期回訪(fǎng)征求船東意見(jiàn)，定期收集海員（船員）反饋信息，以改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量
（9）公司建立有應急保障機制，本公司提供海員（船員）服務(wù)的海員（船員）均取得法定和約定的勞動(dòng)和社會(huì )保障權利及相應支持，對海員（船員）在服務(wù)期間發(fā)生失蹤、死亡或其他意外傷害，公司配合有關(guān)單位做好相應善后工作，并按公司應急處理制度執行。
1.2 各種海員（船員）服務(wù)業(yè)務(wù)的工作程序
1.2.1海員（船員）培訓、考試、申領(lǐng)證書(shū)服務(wù)的工作程序
（1）公司向社會(huì )公布本單位是具有為國內海船海員（船員）服務(wù)資質(zhì)的機構，為海員（船員）和船舶公司提供海員（船員）各類(lèi)證件代辦業(yè)務(wù)，并公布相應收費標準。
（2）海員（船員）或海員（船員）所屬單位通過(guò)本公司向海事部門(mén)提出申請服務(wù)項目，接收海員（船員）代辦申請材料，本公司按照海事部門(mén)要求進(jìn)行，將海員（船員）申請材料呈送海事部門(mén)審批，并與海員（船員）簽訂《海員（船員）辦證管理協(xié)議》（附件二）。
（3）按海事部門(mén)要求，在代理海員（船員）申請培訓、考試、申領(lǐng)海員（船員）各類(lèi)證書(shū)時(shí)，海員（船員）應提供相關(guān)的證書(shū)及證明材料，保證所提供的資料完整性和真實(shí)性。對符合申請條件的海員（船員）或海員（船員）所屬單位，作出明確答復，派員全程服務(wù)，對不符合申請條件的海員（船員），說(shuō)明不予受理的原因和理由。
（4）公司通過(guò)電話(huà)、網(wǎng)絡(luò )等有效方式方法，接受海員（船員）到來(lái)報名學(xué)習并進(jìn)行海員（船員）證書(shū)的更換，及再有效提醒咨詢(xún)服務(wù)。
（5）公司根據海員（船員）所參加培訓、考試要求，作出相應的安排，告知海員（船員）參加學(xué)習考試時(shí)間和地點(diǎn)及注意事項。
（6）海員（船員）證書(shū)代辦完畢后，盡快通知海員（船員），確保證書(shū)及證件安全送達。
（7）建立海員（船員）檔案，加強管理，掌握海員（船員）的學(xué)習、培訓、任職資格、安全記錄、健康狀況等，真實(shí)記錄海員（船員）在本公司學(xué)習及服務(wù)過(guò)程，保證隨時(shí)能夠查詢(xún)到海員（船員）的相關(guān)信息，以便資源合理利用，并為海員（船員）私人資料保密。
1.2.2 海員（船員）代管、勞務(wù)派遣及配員服務(wù)
（1）向社會(huì )公布本公司開(kāi)展海員（船員）代管、海員（船員）勞務(wù)派遣服務(wù)和船舶配員服務(wù)，并且具有為國內外水路運輸企業(yè)服務(wù)資質(zhì)的機構，對海員（船員）和船舶公司提供海員（船員）派遣，推薦就業(yè)服務(wù)和為船舶提供配員服務(wù)，并公布相應收費標準。
（2）通過(guò)電話(huà)、傳真、網(wǎng)絡(luò )或其它方式方法，接收船舶公司或船東的海員（船員）招聘要求，向社會(huì )發(fā)布海員（船員）招聘信息。
（3）公司海員（船員）部/人事部負責收集社會(huì )海員（船員）的應聘需求及各類(lèi)海員（船員）證書(shū)，并驗證所持證書(shū)的有效性，將包括海員（船員）職務(wù)、年齡、持證種類(lèi)、水上資歷、需求、航線(xiàn)等信息錄入歸檔，做好全程服務(wù)工作。
（4）接收海員（船員）管理的申請，個(gè)人海員（船員）或需要本公司代辦管理的海員（船員），向本公司提出海員（船員）代管申請，對符合條件并取得雙方同意者，簽訂《海員（船員）代管服務(wù)協(xié)議》（附件三）。
（5）公司按海員（船員）用人單位需求，制訂船舶配員計劃，根據船東要求提供合格海員（船員）派遣或配員服務(wù)，簽訂《海員（船員）服務(wù)協(xié)議》，并要求海員（船員）用人單位與海員（船員）簽訂勞動(dòng)合同，明確各方權利和義務(wù)。
（6）本公司按雙方簽訂的服務(wù)協(xié)議對海員（船員）進(jìn)行管理，海員（船員）或船舶公司應按收費標準交納相應費用。本公司對服務(wù)情況進(jìn)行登記，錄入海員（船員）管理系統，實(shí)時(shí)歸檔。
（7）本公司按協(xié)議為海員（船員）提供培訓、考試、申領(lǐng)證書(shū)及配員咨詢(xún)服務(wù)，提供氣象信息及海事管理方面法律咨詢(xún)服務(wù)。
（8）海員（船員）上船之前進(jìn)行系統的崗前培訓，在船必須服從海員（船員）用人單位（或船東）的工作安排，嚴格執行各項規章制度，并對海員（船員）自己本身的行為負責。
（9）定期征詢(xún)海員（船員）在船任職表現，協(xié)助用人單位（或船東）對海員（船員）進(jìn)行協(xié)調管理
1.2.3海員（船員）服務(wù)流程
1.3 海員（船員）服務(wù)信息檔案管理制度
1.3.1 公司采用專(zhuān)業(yè)的《贏(yíng)海海員（船員）管理系統》，實(shí)時(shí)信息錄入，在線(xiàn)辦公，詳細記錄海員（船員）的姓名、住址、聯(lián)系方式、所持海員（船員）證書(shū)等級、編號、職務(wù)及各種培訓等情況，建立詳細的海員（船員）檔案；海員（船員）證書(shū)復印件存檔等，并按服務(wù)及職務(wù)種類(lèi)歸檔
1.3.2 建立詳細的用人單位（或船東）需求信息登記：完整記載船名、船舶公司、船東、聯(lián)系方式、船舶種類(lèi)、船籍港、船舶總噸/千瓦及習慣航線(xiàn)區域，配員需求等信息。（附件五：船東需求登記）
1.3.3 向海員（船員）用人單位或海員（船員）提供全面、真實(shí)信息，及時(shí)獲取相關(guān)信息和和海事管理方面的最新動(dòng)態(tài)提供便利。
1.3.4海員（船員）檔案管理
（1）人事部負責海員（船員）檔案的建立和管理，確保在管理中能隨時(shí)可查到海員（船員）的個(gè)人基本資料、任解職情況、服務(wù)資歷、培訓紀錄、安全紀錄、綜合素質(zhì)、健康狀況等信息，為評估在崗海員（船員）的適任能力，以及離崗海員（船員）的續聘提供有效依據。并定期向海事管理機構報送海員（船員）任職、解職情況。
（2）海員（船員）檔案要求每人一檔，保持記錄內容的真實(shí)和完整，內容包括：卷內檔案資料目錄、海員（船員）資料（個(gè)人基本資料、持證情況、服務(wù)資歷、培訓記錄、安全記錄、任解職情況等）、體檢證明、證書(shū)和海員（船員）服務(wù)簿復印件、勞動(dòng)合同復印件、綜合素質(zhì)考評資料等。電子版檔案要與紙質(zhì)檔案保持一致，并及時(shí)備份保存。
（3）在崗海員（船員）檔案在保持最新、有效，統一存放。離崗海員（船員）檔案可作為資料另行保存，失去保存價(jià)值的海員（船員）檔案應及時(shí)撤除。
（4）制定海員（船員）檔案清單，必要時(shí)制作電子檔案檢索工具，以便迅速準確地查找檔案。
（5）在崗海員（船員）個(gè)人基本信息有變動(dòng)時(shí)，應及時(shí)告知人事主管，以更新海員（船員）檔案內容。
1.3.5海員（船員）適任證書(shū)、服務(wù)簿管理要求
（1） 船長(cháng)負責保管船上所有在崗海員（船員）的適任證書(shū)和服務(wù)簿，并進(jìn)行登記。適任證書(shū)和服務(wù)簿應妥善保管，如有損壞或者遺失時(shí)，應立即報告人事主管，人事主管盡快協(xié)助辦理?yè)Q發(fā)或補發(fā)，所產(chǎn)生的費用視情由責任人承擔。
（2）海員（船員）上船任職后，應盡快主動(dòng)將適任證書(shū)和服務(wù)簿交船長(cháng)保管。海員（船員）離職辦理相關(guān)手續后，向船長(cháng)領(lǐng)取適任證書(shū)和服務(wù)簿并簽收。
（3） 三副因簽證需要可向船長(cháng)借用，使用完畢后及時(shí)歸還，無(wú)權作為他用或借給別人使用。
（4）船長(cháng)應當為本船海員（船員）辦理海員（船員）任職、解職簽注，并在海員（船員）服務(wù)簿中及時(shí)、如實(shí)記載其服務(wù)資歷和任職表現，其它人員不得擅自填寫(xiě)和涂改。
（5）船長(cháng)的任職簽注由離任船長(cháng)負責簽注，船長(cháng)的解職簽注由接任船長(cháng)負責簽注。
